Anna Urbańska: Jak skutecznie zarządzać czasem?

Ostatnio coraz częściej moi znajomi na moje pytania: „Co słychać”? Odpowiadają, że są zabiegani na maksa i na nic nie mają czasu. Zaczęłam zastanawiać się, jak to jest z tym, że niektórzy z nas potrafią efektywnie wykorzystać czas, a niektórym, czas przelatuje przez palce.

No więc jak to jest z tym czasem? Człowiek dnia dzisiejszego jest przepracowany i notorycznie zaganiany. Wszystko dzieje się tak szybko, że nikt nie jest w stanie nadążyć.

Powiedzenie „rób to, co zawsze, a będzie dobrze” jest już nieaktualne. Dziś robiąc to, co zawsze, zostajesz w tyle, a do tego pod presją i coraz bardziej zestresowany. Dziś organizacja sobą w czasie nie jest wyborem, ale koniecznością.

Dlaczego?

Człowiek dnia dzisiejszego bywa często przytłoczony, sfrustrowany, zestresowany i zagoniony. Przyglądając się tematowi, zdecydowałam się sklasyfikować najważniejsze metody organizacji i samoorganizacji czasu. Ludzie próbują zarządzać czasem, co generalnie nie jest możliwe. To tak, jakby chcieć zarządzić wskazówkami zegara. Zamiast zarządzać czasem, warto zarządzać sobą w czasie.

To, co może nam ułatwić zarządzanie SOBĄ w czasie to:

1.      Jasne określenie celów.

2.      Ustalenie priorytetów.

3.      Codzienne planowanie działań.

4.      Rezygnacja z nadmiaru zobowiązań.

5.      Kończenie, a nie dążenie do doskonałości.

6.      Przezwyciężanie sytuacji kryzysowych.

7.      Kontrolowanie przeszkadzania.

8.      Unikanie odkładania na później.

Co jeszcze może nam pomóc w obszarze zarządzania sobą w czasie?

Bardzo skuteczna jest zasada kuli do gry w kręgle - zasada „cennych chwil”.

Wyobraź sobie swój dzień jako pudełko. Każde większe zadanie lub priorytet jest kulą do gry w kręgle. Kule te są duże, ciężkie i zajmują dużo miejsca. Do pudełka nie zmieści się już żadna kula, ale w puste miejsca wokół kul można jeszcze wsypać małe szklane kuleczki.

Nie możesz wziąć na siebie kolejnego, dużego zobowiązania, lecz możesz wykonywać wiele małych, denerwujących, ale istotnych zadań, wykorzystując „cenne chwile”.

Możesz sprawić, aby twój dzień był bardziej wydajny i satysfakcjonujący, wykorzystując „cenne chwile”, które zdarzają się każdego dnia. Nie nadchodzą one z wielkim hukiem, więc jeśli nie jesteś na nie wyczulony, mijają cię niezauważenie. Czy zdarzyło ci się zadzwonić do kogoś i wysłuchiwać melodyjek w oczekiwaniu na rozmowę? Przyjść o godzinie 10.00 na zebranie, które zaczęło się o 10.15? Czekać bezczynnie w holu lub gabinecie na umówione spotkanie? Pięć czy dziesięć minut osobno, wydaje się bez znaczenia, jednak skumulowane mogą być źródłem nie jednego sukcesu. Jak dużo „cennych chwil” masz jednego dnia? 10 minut? 20 minut? 30 minut? Jeśli codziennie marnujesz 30 minut, w ciągu roku tracisz 15,8 ośmiogodzinnych dni pracy!!! To ponad trzy tygodnie robocze.

Jak jeszcze zaoszczędzić czas?

Elementarną jednostką systematycznego planowania czasu jest plan dnia. Jeśli nie zapanujesz nad przebiegiem dnia, to masz marne szansę na realizację swoich celów życiowych. Planując następny dzień, pamiętaj, aby umieścić w nim te sprawy, które powinieneś, chcesz i możesz załatwić - plan dnia powinien być przede wszystkim realistyczny. Jeśli postawisz sobie zbyt wygórowane wymagania, wpadniesz we frustrację i niechęć do planowania w ogóle.

Pamiętaj o tym, aby na zajęcia zaplanowane przeznaczyć ok. 60% czasu; ok. 20% czasu zarezerwuj na sprawy nieoczekiwane, różnego rodzaju zakłócenia i złodziei czasu; pozostałe ok. 20% przeznacz na działania spontaniczne.

Warto zwracać również uwagę na codzienne czynności.

Strażacy w remizie zanim położą się spać, przygotowują sobie ubrania na podłodze tuż przy łóżku. Chcą maksymalnie skrócić czas ubioru. Ile czasu marnujemy rano na podjęcie decyzji, w co się ubrać? A co by było, gdyby nie zadzwonił budzik?

Brak natychmiastowej satysfakcji powoduje, że dla części z nas tempo działania ma ogromne znaczenie. Żyjemy w społeczeństwie, gdzie wszyscy chcą czegoś od razu. Socjolog Robert Merton zauważył, że wśród ludzi sukcesu można zaobserwować typ zachowania, który nazwał wzorcem odroczonej gratyfikacji. Zachowanie to polega na wykazywaniu tendencji do odkładania czegoś na później i wkładaniu większej pracy, energii, a nawet pieniędzy, aby otrzymać coś lepszego w przyszłości. Zamiast rozczarować się i niecierpliwić, trzeźwo przemyśl sytuację. Oczekiwanie może przecież zaowocować.

A jaką rolę w zarządzaniu sobą w czasie mają nawyki?

Wyrabiamy sobie nawyki, które możemy wzmacniać lub zmieniać. Jeśli martwisz się, że nie przyzwyczaisz się do planowania, po kilkunastu, kilkudziesięciu dniach, przestanie to być twoim zmartwieniem. Podejmij decyzje, postaraj się, aby planowanie stało się jednym z twoich codziennych nawyków. Wiele osób hamuje w planowaniu strach przed porażką. Oczekuj konkretnych rezultatów stopniowych, a nie rewolucyjnych. Małe zmiany z czasem stworzą istotną różnicę. Niektórzy nie obawiają się porażki, ale raczej sukcesu. Strach przed sukcesem może uniemożliwić realizację planów. Naucz się też planować, jak sprostać nowym wyzwaniom.

Czy planowanie jest łatwe?

Myślę, że planowanie to praca, czasem nawet nie lekka. Sądząc, że praca zawsze jest czymś przykrym, pozbawiasz się satysfakcji. Poza tym najmilsze w planowaniu jest rozmyślanie o korzyściach z tego, co się robi.

Wystarczy 15 minut, aby pozytywnie wpłynąć na cały dzień. Zarezerwuj w swoim terminarzu kwadrans każdego dnia na planowanie. Strzeż go pilnie! Żadna inna czynność nie potrzebuje większej ochrony. Wykorzystaj ten kwadrans, aby każdy dzień miał cel i sens oraz był pełen dokonań. Choć wiele osób wybiera na planowanie pierwsze 15 minut dnia, ja należę do zwolenników tego pod koniec dnia poprzedniego. Dlaczego?

Planowanie pod koniec dnia ma trzy zasadnicze zalety:            

* Wykorzystujesz siłę pędu, a nie inercji - pomysły będą lepsze, ponieważ po dniu pracy lepiej wiesz, co osiągnąłeś, a czego jeszcze nie zrobiłeś.

* Planowanie pod koniec dnia daje poczucie spełnienia - po 15-minutowym planowaniu będziesz mógł zakończyć pracę i spokojnie rozkoszować się wolnym czasem, nie przejmując się, że następnego dnia zapomnisz coś zrobić.

* Planowanie pod koniec dnia nie tylko umożliwia wyznaczenie najważniejszego zadania na kolejny dzień, ale też pozwala przystąpić do jego realizacji z samego rana - gdy inni szukają jeszcze swoich biurek, piją kawę lub szukają swojego samochodu na parkingu, ty jesteś na najlepszej drodze do zaliczenia kolejnego wydajnego dnia. Nawet jeśli w nocy pojawią się nowe kwestie, szybciej je umieścisz w swoich planach, niż gdybyś zaczynał planowanie od początku.

Sekundy, minuty, lata…

Każdy z nas ma na dobę 86 400 sekund. Nie ma znaczenia, czy jesteśmy prezesem, dyrektorem, czy prowadzimy biznes. Nie ważne, czy jesteśmy kobietą, mężczyzną, czy dzieckiem. Nie liczy się to, ile mamy pieniędzy, gdzie mieszkamy i z kim. To, co moim zdaniem ma znaczenie to, to, co robimy z każdym, danym nam dniem. Jak i czy wykorzystujemy czas, każdego dnia.

Myślę, że czas to jeden z najważniejszych aspektów naszego życia. Dlatego warto zastanowić się jak my sobie z nim radzimy. Ludzie mówią, że: „Czas to pieniądz”. Ja myślę, że czas to więcej niż pieniądz.